2015年01月25日

自治会総会を終えて

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昨日から今朝にかけて、ちょっとドタバタしていました。
本日、自治会の総会があり、その資料作成でこの1週間ほど、ドタバタ続き。
昨日はデータの修正があったりする中で、嫁さんのBirthdayもあり、そして今朝も朝一から携帯が鳴った。
「総会用の資料が足りない」と会長さんから電話。

通常なら会長さんが自らデータ作成するのですが、運悪くこの時期に会長さんのパソコンが故障。
自治会役員の中で、パソコンを使えるのが、私と会長さんだけなので、書類作成などはどうしても作業が集中してしまう。
特に会長さんは、様々な書類作成から、校区の行事まで、本当に超多忙な状態になっています。
私も少しでも分担出来ればと思っていますが、私も仕事をしながらの事なので、なかなか難しいのが現状。

そんな中で迎えた総会。
やはりドタバタの影響があり、書類にミス等が目立ちました。
また受付でもミスがあり、会員の方に不快な思いをさせたかも知れません。
250世帯近くの自治会。
会員数は700名を超えます。

それだけの会員をまとめるのには、やはり今の体制では無理があります。
早急に事務局などを作って、作業の軽減化を図らなければいけません。
また、会計の計算や、名簿の作成なども、ファイルメーカーでデータを一元化しないと、ミスが目立ちます。
ExcelやWordで作ったデータが、あちこちにあり、データの統一性が取れていない。
こんな状態で、しかも殆ど会長さんが1人で管理しているような状況です。
これではミスがあっても致し方ない。

しかし、この現状を会員の皆さんは知りません。
ミスが有った事は有った事で、やはり反省して、今後の改善に活かさないといけないと思います。
私も含め、役員は一生懸命やっていますが、やはり人材不足です。
早急に事務局を立ち上げたいと思います。

そんな状態でも、総会自体は順調に審議が進み、無事に終える事が出来ました。
私は今回で3度目の司会・進行を務めさせて頂き、無事に終えてホッとしました。
しかし、課題は沢山見えて来ました。
来年の総会には、課題をクリア出来る様に、この1年努めたいと思います。

校区の中では新しい町で、この数年でさらに新しい人が入って来て、一気に校区一番の大所帯の自治会になりました。
古くからの人もいますが、良くも悪くもしきたり的な物がありません。
言い換えれば、まだ自治会としてどのようにも作る事が出来ます。
若い世代の人達にも、どんどん自治会に参加してもらえるような取り組みを、私なりに考えて提案をして行きたいと思います。

地域づくり。
とても難しいですが、何事もやってみないと始まりません。
いろいろとやってみたいと思います。
posted by island(ふくはらしゅんじ) at 23:16 | Comment(0) | 日記
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