2015年01月14日

ファイルメーカーの出番だ

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毎日寒いですね〜。
誰だぁ〜〜〜この冬は暖冬傾向なんて言っていたのは(笑)
最近の天気予報、特に三ヶ月予報は当たらないですね。
それだけ地球の気象変動が激しくなっているのでしょうね。

毎日寒いけど、原油の価格が下がって、灯油が買いやすくなった分だけでも助かります。
これで寒いは、灯油は高いはでは、本当に厳しい冬になる。
ストーブの温もりは本当に嬉しい。
でも、いずれは憧れの薪ストーブにしたいなぁ〜。

さて、話はコロっと変わって(笑)
私は町内会の役員をしているのですが、やはり何かと大変です。
この時期は総会が近づいて来るので、いろいろと準備が必要になって来ます。

三年前から役員として関わっているのですが、毎年収支報告書と予算報告書の作成を任されています。
お金に関わる事なので、やはりかなり慎重になる。
会計さんが、ちゃんと会計処理はしているので、お金が合わないという事は無い。
そして、会長さんがExcelでデータも入力してくれているので、最終的な数字の処理だけですが、それでもやはり大変です。

今の現状は、パソコンを使えるのが、私と会長さんだけなので、どうしても書類の作成は私か会長さんになる。
とりわけ会長さんの負担はかなり大きい。
世帯数が250世帯近くまで増えて来ているので、会員の把握だけでも大変です。
一昨年に会員把握のために、ファイルメーカーでデータベース化を行いました。
これでだいぶ会員情報の処理は楽になったようです。

しかし、会計のデータ処理と、総会に提出する収支決算報告書のデータ処理は、まだまだ手作業になっている。
私も毎年、この時期になると、書類作成に追われる。
今の状態では、二度手間を踏んでいます。
この総会が終わったら、この会計処理もデータベース化したいと考えています。

会計がお金を使うときは、必ず伺い書を発行します。
この時点からデータ化しておけば、どの科目でお金をどれだけ使ったのか、すぐに計算出来ます。
さらに、それを集計して、収入分から差し引けば、繰越金なども瞬時に計算できる。
今は、Excelのデータに頼っているので、柔軟性が無い。

この3年間で流れが解ったので、データベース化して、作業の軽減に繋げたいと思います。
さて、またファイルメーカーの登場ですね。
時々しか使わないので、忘れている事も多いけど、頑張ってデータベース化したいと思います。
その前に、総会をちゃんと終えないといけませんね(^^;)
posted by island(ふくはらしゅんじ) at 23:53 | Comment(0) | 日記